Spring naar inhoud

Ruime voorraad

Maatwerk in jouw merkstijl

Professionele installatieservice

Drie gasten lopen over een rode loper naar de entree van een evenement. Alleen hun benen zijn in beeld.

Een goede binnenkomer: 5 tips voor de entree van je evenement

Maandenlang plannen, een eindeloze takenlijst afwerken en zorgen dat alles op rolletjes loopt tijdens je evenement. Alle aandacht gaat vaak naar wat er binnen moet gebeuren. Maar hoe zit dat met de entree van je evenement? Hoe zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en dat gasten de juiste weg vinden? Wij geven je 5 van onze beste tips!

GJ Floors

1. Hoe maak je een duidelijke looproute voor bezoekers?

Jij weet als geen ander waar de ingang is. Maar weten jouw gasten dat ook? Wie voor het eerst ergens komt, ziet een locatie met andere ogen. Loop daarom de route alsof je er nog nooit bent geweest. Begin bij de parkeerplaats en observeer wat je onderweg tegenkomt.

Let vooral op zij-ingangen, splitsingen en plekken waar je gasten over zouden twijfelen. Zijn er meerdere paden die naar je gebouw leiden? Staat er een deur open die helemaal niet bedoeld is als ingang?

Een duidelijk geplaatste loper bespaart een hoop zoekwerk. Gasten volgen hem vanzelf naar binnen, zonder dat er uitleg of bordjes nodig zijn.

GJ Floors

2. Hoe voorkom je wachtrijen bij de entree van je evenement?

Een indrukwekkende entree is prachtig. Maar wat doe je als er dertig gasten tegelijk aankomen? Kijk daarom niet alleen naar de uitstraling van je entree, maar ook naar de ruimte die je hebt.

Een smalle deur of een registratietafel vlak achter de ingang zorgt al snel voor een rij tot op de stoep. Bepaal vooraf waar gasten wachten als het druk wordt en waar ze naar binnen lopen. Een duidelijke afzetting, bijvoorbeeld met afzetpalen, laat zonder woorden zien waar de rij begint.

Verwacht je veel gasten tegelijk? Zet de wachtrij dan in een slinger, zodat je op een kleine ruimte meer mensen kwijt kunt. Een tweede registratiepunt maakt de rij ook een stuk korter. Houd ook nooduitgangen en doorgangen naar de garderobe en toiletten vrij. Je wilt natuurlijk niet dat daar de volgende opstopping ontstaat!

3. Hoe laat je de entree ook in het donker opvallen?

Organiseer je een avondevenement? Bekijk je entree niet alleen bij daglicht. Doe tijdens de opbouw de verlichting aan die je ‘s avonds gebruikt. Kijk of de loper duidelijk zichtbaar is en of eventuele opstapjes en obstakels goed verlicht zijn. Verplaats lampen of zet er extra bij waar nodig. Zo komen je gasten veilig binnen en ziet je entree er ook in het donker verzorgd uit.

Handgeschreven bordje "Registratie" aan een muur. De pijl naar rechts is doorgestreept en een geeltje zegt "volgens Mark links".

4. Wat moet je ontvangstteam weten over de looproute?

De beste looproute heeft weinig nut als de ene medewerker gasten naar rechts stuurt en de andere naar links. Neem de route daarom vooraf samen met je ontvangstteam door.

Maak duidelijke afspraken: waar zijn de garderobe, de zaal en de registratie? Wie staat er bij de ingang en wie vangt gasten op die te vroeg of te laat komen? Schrijf de belangrijkste punten op. Zo zijn de hoofdzaken voor iedereen duidelijk, zelfs een invaller die er pas op de dag zelf bijkomt.

Zo voorkom je dat gasten van het kastje naar de muur worden gestuurd. Een speurtocht hoort tenslotte niet bij je programma.

5. Hoe zorg je dat het vertrek soepel verloopt?

Met de vorige tips is je entree klaargestoomd voor de aankomt van je gasten. Maar hoe zit dat met het vertrek? Aan het eind van de
avond wil iedereen tegelijk jassen ophalen en zo snel mogelijk buiten zijn. Dat zorgt al snel voor chaos en opstopping van je entree, of in dit geval je uitgang.

Denk daarom ook aan de route naar buiten. Laat de rij voor de garderobe niet over de looproute naar de uitgang lopen. Werk je met een aparte uitgang? Geef die net zo duidelijk aan als de ingang. Zo blijft de laatste indruk van je evenement net zo goed als de eerste.

Tips nodig voor het aankleden van je evenement?

Een soepel verlopend entree is één ding, maar je wilt natuurlijk ook dat je entree een eyecatcher is! Hoe je dat het beste doet, lees je in ons
artikel over evenementaankleding: van entree tot zaal. Twijfels over wat het beste past bij je locatie? Of heb je een specifieke maat nodig? Ons team denkt graag met je mee!

 

Laat ons meedenken

Toegevoegd aan winkelwagen

Succesvol toegevoegd aan de winkelwagen
Zojuist toegevoegd product

Bekijk winkelwagen